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Das am 1. Januar 2025 in Kraft getretene Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) will Unternehmen durch den Abbau bürokratischer Hürden entlasten. Auch für Unternehmen in der Transport- und Logistikbranche ergeben sich dabei – vor allem in der Personalarbeit – spezifische Auswirkungen.

Jährlich um 944 Millionen Euro soll das Gesetz die Wirtschaft entlasten. Unter anderem gelten nun weniger Formerfordernisse im Zivilrecht und kürzere Aufbewahrungspflichten für Buchungsbelege im Handels- und Steuerrecht. Das Gros der Entlastungen soll dementsprechend vor allem auf vier Maßnahmen entfallen:

  1. Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege im Handels- und Steuerrecht auf acht Jahre (statt: zehn) durch Änderungen im HGB, der AO und im UStG.
  2. Einrichtung einer zentralen Vollmachtsdatenbank der Steuerberater für Vollmachten im Bereich der sozialen Sicherung (Generalvollmachten).
  3. Abschaffung der Hotelmeldepflicht für deutsche Staatsangehörige
  4. Förderung des digitalen Wandels durch vereinzelte Absenkungen von Formerfordernissen im Zivilrecht.

Die wichtigsten Entlastungen in der HR-Praxis haben wir zusammengestellt.

Arbeitsverträge digital

Seit dem 1.1.2025 dürfen Arbeitgeber den Nachweis der Vertragsbedingungen in Textform abfassen und elektronisch
übermitteln. Die Textform bedeutet, dass keine eigenhändige Unterschrift erforderlich ist, sondern nur die Benennung des Erklärenden. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht erforderlich. Zur Textform genügen etwa E-Mail oder DocuSign.

Die genannten Gesetze und Bestimmungen

BEG IV: Bürokratieentlastungsgesetz
HGB: Handelsgesetzbuch
AO: Abgabenordnung
UstG: Umsatzsteuergesetz
AGB: Allgemeine Geschäftsbedingungen

Frei von besonderen Anforderungen ist dieses Verfahren jedoch nicht. Es muss unter anderem gewährleistet sein, dass der Arbeitnehmer ein solches Dokument empfangen, speichern und ausdrucken kann. Mithin stehen dem Arbeitgeber in Zukunft folgende Möglichkeiten offen:

  • Er druckt den Arbeitsvertrag aus, unterzeichnet ihn und übersendet ihn als eingescanntes Dokument
  • Der Arbeitsvertrag wird mittels DocuSign o.ä. von beiden Parteien unterzeichnet
  • Der Vertrag kann eventuell digital auf einem Smartphone unterzeichnet werden

Einige Einschränkungen dieser Erleichterungen sind jedoch zu beachten: Nach wie vor sind Befristungen in Arbeitsverträgen der strengen gesetzlichen Schriftform unterworfen. Sollte der Arbeitnehmer es verlangen, muss der Arbeitgeber die Niederschrift über die wesentlichen Arbeitsbedingungen weiter in Schriftform erteilen. Nichts geändert hat das BEG IV an der strengen Schriftform von Kündigungen oder bei Aufhebungsverträgen.

Keine Schriftform von Zeugnissen

Bislang war für die Erteilung von Zeugnissen das Schriftformerfordernis einzuhalten. Arbeitszeugnisse mussten mit der Originalunterschrift des Arbeitgebers zur Verfügung gestellt werden. Daher genügte die Übermittlung eines Zeugnisses per Telefax oder E‑Mail nicht den gesetzlichen Formanforderungen.
Jetzt kann das Zeugnis künftig „mit Einwilligung“ des Arbeitnehmers in elektronischer Form erteilt werden. Doch ist hier Vorsicht geboten: Da sich im Einzelfall vorformulierte Vertragsbedingungen unter AGB-Gesichtspunkten als problematisch erweisen können, empfiehlt sich, dass die Erteilung der Einwilligung des Arbeitnehmers zum Beispiel auf einem von diesem unterzeichneten Austrittszettel dokumentiert wird.
Die Erteilung von Zeugnissen in elektronischer Form ist auch nicht so einfach, wie es scheint. Die bloße Übermittlung einer einfachen, nicht digital signierten elektronischen Textdatei genügt dem ebenso wenig wie das bloße Einscannen eines unterschriebenen Zeugnisses nebst Übermittlung des Zeugnisses per E‑Mail. Erforderlich ist eine qualifizierte elektronische Signatur.

Weitere Entlastungen im Laufe des Jahres

Bereits seit dem 1.1.2025 kann die gesetzlich vorgeschriebene Aushangpflicht für das Arbeitszeitgesetz und weiterer Vorschriften digital erfüllt werden. In Betracht kommen dabei Informations- und Kommunikationswege im Unternehmen (wie Intranet). Ab dem 1.5.2025 genügen für Elternzeitverlangen, Anträge auf Teilzeitarbeit während der Elternzeit sowie für die Ablehnung solcher Anträge durch den Arbeitgeber ebenfalls die Textform.
Das 4. Bürokratieentlastungsgesetz bringt nicht in allen Bereichen der Personalarbeit eine Vereinfachung durch Digitalisierung. So hat jeder Arbeitgeber im Speditions-, Transportund Logistikgewerbe jeden seiner Arbeitnehmer nachweislich und schriftlich auf die Pflicht hinzuweisen, seinen Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz mitzuführen und den Behörden der Zollverwaltung auf Verlangen vorzulegen.

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