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Mit einer Verspätung von rund 1,5 Jahren und langem Hin und Her zwischen Bundestag und Bundesrat wurde am 11./12. Mai 2023 das lange erwartete Hinweisgeberschutzgesetz verabschiedet, das zum 03.07.2023 inkrafttrat.
Transport- und Logistikunternehmen mit 250 oder mehr Mitarbeitern haben dieses Gesetz bereits umsetzen müssen; Arbeitgeber mit in der Regel 50 bis zu 249 Beschäftigten müssen ihre internen Meldestellen erst ab dem 17.12.2023 einrichten. Kleinere Unternehmen haben also länger Zeit, sollten sich dennoch vorbereiten, denn es gibt einiges für sie zu tun.
Missstände aufdecken
Durch das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sollen Missstände im Unternehmen frühzeitig aufgedeckt, aufgeklärt und letztlich behoben werden. Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber leisten dazu einen wichtigen Beitrag. Um Benachteiligungen zu vermeiden, stellt das Hinweisgeberschutzgesetz die Hinweisgeber oder Whistleblower unter einen besonderen Schutz.
Jetzt könnte man natürlich meinen, das fördere eine Misstrauens-Kultur und Denunziantentum
im Unternehmen – aber es ist allemal besser, Meldungen über Rechtsverstöße durch entsprechende Kanäle intern zu leiten.
Wer fällt unter den Schutz des HinSchG?
Grundsätzlich alle Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder
im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen.
Das sind nicht nur aktuell Beschäftigte im Unternehmen, sondern auch ein Stellenbewerber ist genauso geschützt wie eine hinweisgebende Person, deren Beschäftigungsverhältnis inzwischen beendet wurde. Legt man die EU-Whistleblowing-Richtline zugrunde, fallen auch Praktikanten,
Mitarbeiter von Auftragnehmern, Unterauftragnehmern und Lieferanten in den Schutzbereich des HinSchG.
Um welche Verstöße handelt es sich?
Das regelt das Gesetz sehr umfangreich. Grundsätzlich mal Verstöße gegen Strafvorschriften, wie auch Ordnungswidrigkeiten, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten dient.
Von besonderer Bedeutung ist, dass –neben vielen anderen – auch Informationen über Verstöße gegen Vorschriften zur Sicherheit im Straßenverkehr, zu Sicherheitsanforderungen in Straßentunneln sowie die über die Zulassung zum Beruf des Güterkraftverkehrsunternehmers oder des Personenkraftverkehrsunternehmers (Kraftomnibusunternehmen) ausdrücklich im Gesetz genannt werden. Man denke hier nur an die vielen rechtlichen Vorgaben im Fuhrpark und im Fahrpersonalbereich.
Der Anwendungsbereich ist damit sehr weit und gerade in der Logistik mit ihren zahlreichen rechtlichen Pflichten und Fallstricken von großer Bedeutung.
Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle
Mit dem HinSchG wird ein breiter Kreis von Unternehmen und Organisationen zur Einrichtung von internen Meldekanälen verpflichtet, die Meldungen in mündlicher oder Textform ermöglichen.
Neben eigenen Mitarbeitern des Unternehmens kann sich das Unternehmen für den Betrieb der internen Meldestelle auch eines externen Dienstleisters bedienen.
Hierzu gibt es auf dem Beratungsmarkt schon sehr viele geeignete Angebote. Denkbar sind insoweit insbesondere externe Anwälte oder der eigene externe Datenschutzbeauftragte.
Damit die Beschäftigten wissen, wie sie von ihren Rechten nach dem Hinweisgeberschutzgesetz
Gebrauch machen können, sind Unternehmen zudem verpflichtet, leicht verständliche und zugängliche Informationen über den internen, aber auch den externen Meldeprozess zu veröffentlichen, zum Beispiel über die Website, das Intranet und/oder Schwarze Brett.
Unternehmen, die der Verpflichtung zur Errichtung einer Meldestelle nicht oder nicht fristgerecht nachkommen, droht ein Bußgeld bis zu 20.000 Euro. Unternehmen sind daher gut beraten, ihre Meldestellen frühestmöglich einzurichten, zumal Beschäftigte, solange keine interne Meldestelle existiert, nach dem Gesetz auch darauf verwiesen sind, den externen staatlich betriebenen Meldekanal zu nutzen. Dem Unternehmen bleibt es damit verwehrt, innerbetriebliche Abhilfe zu schaffen. Dass Letzteres aus Unternehmenssicht vorzugswürdig ist, liegt auf der Hand, zumal das Gesetz von der Bevorzugung des internen
Meldekanals ausgeht. Generell gibt es aber keine Verpflichtung von Hinweisgebern, sich zunächst an die unternehmenseigene Meldestelle zu richten.
Die Vorgehensweise der internen Meldestelle
Die interne Meldestelle hat neben Rechten auch wichtige Pflichten zu erfüllen. Dazu im Überblick:
Hinweisgebenden muss es möglich sein, der Meldestelle die Verstöße mündlich, telefonisch oder in Textform – zum Beispiel per E Mail – mitzuteilen.
Die Meldestelle muss alle Meldungen dokumentieren und deren Eingang dem Hinweisgebenden innerhalb von sieben Tagen bestätigen. Es muss geprüft werden, ob der gemeldete Verdacht in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgebersystems fällt und ob der Hinweis schlüssig ist.
Dann müssen gegebenenfalls weitere Folgemaßnahmen ergriffen werden, zum Beispiel können interne Untersuchungen beim Arbeitgeber angestoßen werden. Die Meldestelle ist weiter verpflichtet, sich spätestens nach drei Monaten und sieben Tagen, nachdem die Meldung des Hinweisgebenden eingegangen ist, erneut bei diesem zu melden und ihn über den aktuellen Stand zu informieren, zum Beispiel darüber, welche Maßnahmen bereits ergriffen wurden oder noch
ausstehen. Um all diese Aufgaben erfüllen zu können, muss das betraute Personal einerseits fachlich geeignet, andererseits aber auch unabhängig sein und über die notwendigen Befugnisse verfügen, um eine sachgerechte Bearbeitung gewährleisten zu können.
